Office 365 - hur du lyckas få effekt

Obs bildmontage: det kom inga rapporter från SEF på MS-partnerdagen 2017

I förra veckan var Informator en av sponsorerna till anrika SharePoint & Exchangeforum som i år lite exklusivt sådär pågick under resa från Stockholm till (och i) Tallin, en upplevelse verkligen! I år representerades vi av mig, Tobias Strandh (Sverige) och Anna Sahinoja (Finland).

SEF borde kanske i ärlighetens namn byta namn snart då majoriteten av det som diskuterades rör Microsofts 365-svit och tekniska möjligheter däromkring. Själv deltog jag tex. på extremt intressanta dragningar kring Powershell med 365 och Azure där välkände (och rolige) Todd O Klindt som varit MVP på SharePoint sedan 2006 (följ honom gärna på Twitter), Laura Rogers aka @WonderLaura (ännu en SP MVP), runda-bords-samtal med Marc D Anderson aka @sympmarc och ytterligare en handfull globalt erkända områdesexperter. För dig som jobbar med området och av någon anledning missat detta härliga event rekommenderar jag ett besök på www.seforum.se och en koll i kalendern för nästa år!

I veckan var det Microsofts svenska partnerdag och självklart även här stort fokus på 365 och molnet generellt. Det går liksom inte att missa att vi går allt mer mot att jobba med molnbaserade tekniker och tjänster. Microsoft Sverige är förresten verkligen stolta över det faktum att vi svenskar är världsledande på implementation av nya produkter generellt och Office 365 mer specifikt och ändå var inte tekniken det som deltagarna här liksom på SEF i förra veckan diskuterade mest, vad var då det?

Jo, det stora problemet just nu är att Office 365 har så mycket gottigt instoppat att folk helt enkelt inte vet vart dom skall börja. Det blir liksom allt för många val och då ger man upp och återgår helt och hållet till det som funkat bäst de senaste åren. Problemet här för den som ansvarar för kommunikation och information (inte minst kring personuppgifter som med kommande GDPR) är att ingen riktigt har koll på vart all information ligger. Något kan ligga på jobbmailen, annat på gmail/hotmail, vissa filer har man laddat upp i OneDrive (för det ska vi ju göra), medans andra filer hamnar på C:// eftersom där har allt legat sedan tidernas begynning. Några på bolaget använder DropBox, andra Google Drive, ytterligare ett gäng har infört Slack medans några avdelningar börjat samarbeta i Trello. Tänk er själva hur svårt det blir att verkligen få fram information och det är inte konstigt att undersökningar visar att svenskar i genomsnitt använder 18 timmar/vecka bara för att hitta filer, bilder, presentationer med mera...

Vad är då svaret? Tja, har ni implementerat Office 365 så skulle jag säga att svaret stavas kommunikation! Kommunikation kring vilka policies som gäller, kommunikation om hur vi skall spara filer, kommunikation om de existerande programalternativen i 365 där tex. Planner kan ta över Trellos arbete och Teams både ersätter och förbättrar flödet i Slack. Att det sedan blir allt mer enkelt att hitta det du söker när du tex. i Delve kollar på en personprofil för att hämta info från teams, OneDrive, Outlook med mera kommer verkligen minska tiden det förut tog att bara komma ihåg vart det där du letade efter kunde finnas! Möjligheterna finns där och som jag ser det skulle tex. vi på Informator kunna kombinera rena tekniska utbildningar i de olika 365-delarna med rena kommunikationskurser riktade till olika yrkesgrupper och verkligen kunna få igång effekten av er 365-implementering! Det spelar helt enkelt ingen roll hur mycket företagen investerar i ny teknik om man inte samtidigt investerar i utbildning kring att verkligen använda och dra nytta av detta. Den mänskliga naturen återgår ändå till enklast möjliga arbetssätt och har ni inte kunnat visa hur detta kan göras med er nya teknik så kommer ingen att använda den och ni har just investerat x antal kronor till ingen nytta.

Vill du diskutera mer? Jag finns på LinkedIn och Twitter för snabb kontakt och hör gärna ifrån dig!

/Tobias Strandh,
Nordisk Produkt- och Marknadschef på Informator Tieturi Group

PS: Höll nästan på att missa men du hittar såklart ett gäng utbildningar inom Office 365 med fullt fokus på dig såväl som kommunikationskurser för alla olika roller på Informators webbsida (och hos Tieturi också för den delen om du bor lite längre mot öster :)

Läs mer

Dags att migrera Office 2013 eller Office 365 ProPlus?

Dags att migrera till nya Office?

Dagens IT-avdelningar har fler och fler utmaningar att fundera på. Molnet eller inte molnet, Windows 8 eller kanske 10? Likväl används Office av 1,2 miljarder människor världen över och är en nyckelprogramvara i många organisationer. Office 2013 är inte bara en produkt utan kommer i många versioner och benämningar beroende på hur det licensieras. Använder du Office 365 så kallas Office för Office 365 ProPlus, köper du ett Officepaket heter det Office 2013. Fler och fler företag har blandad miljö och då kanske även Officepaketen är blandade (Mac/PC etc.)

Under det senaste året har många företag legat i planeringsfasen för att uppgradera denna höst eller våren 2015 och inför en uppgradering så uppstår en del frågor som t.ex. dessa här nedan:

Hur tas en sådan här uppgradering emot av användarna?

Office 2013 eller ProPlus är en relativt "mild" migrering, om man kan använda ett sådant uttryck. Uppgraderingen till 2007 (eller 2010) var en chock för många användare som vant sig vid menyer och knapprader sedan decennier. Nu har de flesta varit med om åtminstone en version av Office med "Menyfliksområdet" och därmed finns en relativt hög igenkänningsfaktor i den här miljön.

I denna version av Office så knyts Officepaketet starkare till molntjänsterna och SharePoint vilket gör att spara- och öppna-dialogrutorna ändras, för en bekväm vardag så är detta något man vill adressera. Office får ju också stöd för Touch i den här versionen så funderar ni på att migrera även till Windows 8 med touchdatorer så blir lyftet avsevärt större.

Excel 2013 har fått ett ordentligt lyft och ett mycket starkare BI stöd och för de mer avancerade användarna finns funktioner som verkligen kan förändra och förenkla. Avser ni att använda mer av de BI funktioner som Excel erbjuder så kanske det också kan vara värt att fundera på om Office skall installeras i 64-bitarsversion hos vissa eller möjligen alla användare. (Dock inte utan viss planering.)

Kommer dokumenten att fungera?

I Office 2013 så införs den tredje versionen av Microsofts senaste filformat och dokument sparade med Office 2007 och Office 2010 kommer till allra största delen att fungera smärtfritt. Dock ändras viss layout om dessa dokument lyfts till 2013-format vilket kan vara bra att veta om. Utöver möjligheten att vara flera i samma dokument, co-authoring, som lanserades i 2010 så kommer nu andra funktioner som t ex stöd för Video eller användningen av Appar vilket är ett nytt tillskott i Office. (Med Office Store kan du ladda ner Appar och bygga ut Office med t ex nya diagramsorter eller annat du saknat.)

Vad behöver vi göra med mallarna?

Mallar behöver migreras till Office 2013. Det är en förhållandevis enkel migrering men eftersom filformatet är nytt så kommer mallarna att behöva lyftas.

Införs nya saker som Lync?

Många organisationer inför Lync just nu. Detta förändrar kommunikationsvägarna i organisationen och fler och fler inför möten via webben och öppen federation som möjliggör Lyncsamtal även med externa mottagare. Jag utbildar mycket i Lync just nu och stöter på frågor om policies nästan varannan gång. Har ditt företag en social policy? Med nya tillägg som Yammer eller Lync så blir det en mer och mer stark fråga för många. Behöver ni hjälp med en Social Policy så håller jag på med ett tool-kit för detta som jag gärna delar med mig av när det blir klart under oktober.

Implementerar ni Office 365? Hur blir det med OneDrive?

Om ni lämnar ägarvärlden och går över till hyrvärlden och skaffar Office 365 så brukar OneDrive vara en av de första sakerna som lanseras för användarna. OneDrive är en lagringsplats som för många ersätter den klassiska H: (eller Mina Dokument) och den ger nya möjligheter som avsevärt förbättrade delningsmöjligheter och synkroniseringsmöjligheter. Dock är OneDrive en ganska annorlunda upplevelse för de flesta så i lyftet till Office 365 så ökar acceptansen avsevärt om detta görs med en utbildningsinsats.

Hur mycket utbildning behöver vi?

Detta är en intressant fråga. De flesta har igen den tid de lägger på utbildning i sina vardagsprogram. En mix av seminarier, filmer och klassisk utbildning kan vara ett fungerande bredspektra vid en migrering.

Vill ni ha hjälp med planeringen av lyftet till Office 2013 så genomför vi utbildningen Office för IT Support  på Informator. Utbildningen passar supportpersonal och mallansvariga och andra som vill få en fördjupad genomgång av nyheterna i Office samt erbjuder också tips och erfarenheter från andra projekt för att en migrering skall gå så smärtfritt som möjligt.

Läs mer

Så blir du mer effektiv med SharePoint

Göran Husman
SharePoint Guru &
MVP Office 365

Många har arbetat med SharePoint-baserade lösningar i flera år, oftast i form av intranät och projekt & samarbetsytor. Men ibland blir man frustrerad då man vet att det går att göra mer med SharePoint-miljön, men kommer inte på hur. Det enklaste sättet att lösa det behovet är att gå en utbildning.

Informator har flera olika typer av kurser, från endagars introduktion till fördjupningskurser för webbredaktörer och ägare av projektsajter. I höst kommer Informator även att släppa ytterligare en fördjupningskurs, där målet är att visa den erfarne SharePoint-användaren hur de bygger smartare lösningar i SharePoint, utan att behöva använda kodade lösningar (NOCODE) - Är du intresserad av detta så kontakta Informator för mer information.

On-Premise eller Online? 

En vanlig fråga är om det är skillnad på SharePoint-lösningar som baseras på egna (s.k. "on-premise") servrar, eller den molnbaserade SharePoint Online versionen. Svaret är att för en användare är skillnaden försumbar - För en teknisk administratör/IT Pro är det dock stor skillnad. Alltså kan alla användare gå på SharePoint-användarkurserna som nämnts ovan, medan tekniska administratören måste välja rätt kurs - Är du osäker på vilken som är rätt för dig så hjälper Informator reda ut vilken av dem som är bäst för dig. Hela Sharepoint-kursutbudet hittar du enkelt på denna samlingssida.

Är du mer intresserad av att anpassa design av webbsidor så behöver du gå en SharePoint Design kurs. Det förutsätter att man är bekant med HTML och CSS, samt gärna JavaScript. Med den kunskapen kan man anpassa SharePoints-siter så den visar precis den typ av utseende och användargränssnitt som ni önskar. Detta är dock inte en vanlig användarkurs, men för den som vill veta mer om detta ämne finns en lämplig kurs hos Informator

SharePoint-området utvecklas löpande - därför måste även utbildning och lärare vara uppdaterade på det senaste. Det är orsaken till att Informator använder sig av erfarna SharePoint-konsulter, med stor rutin och kunskap om hur man bygger lösningar i verkligheten, inte bara i teorin. Du kan därför räkna med att dessa lärare kan svara på frågor som kanske inte direkt berör SharePoint, men är viktiga för just ert behov.

Läs mer

IPv6 och Office 365, vad har dessa gemensamt för offentlig sektor?

Ingen har väl undgått att höra om molntjänster för driften av IT. Microsoft har slagit på trumman ganska länge för Office 365. Aningen förvirrande kanske till en början, då man automatiskt förknippar detta med Office-paketet från Microsoft som nästan alla har använt någon gång i arbetslivet och privat. Nu är Office 365 inte bara ett nedladdningsbart Office-paket med fem uppsättningar per användare utan ersätter i princip egen drift av bland annat servers som SharePoint server, Exchange server samt Lync server.

IPv6 då? Troligen har du som arbetar med IT-infrastruktur hört något om detta nya IP-protokoll som på sikt ersätter dagens IPv4-protokoll. Under en längre tid har det pratats om att IPv4 adresserna börjar ta slut och sedan en tid har det hänt att IANA (dom som delar ut adresser) har slut på IPv4 adresser att dela ut till globalt regionala center (som i sin tur delar ut adresser till operatörer och organisationer (RIRs)). Därför har regeringen i sin digitala agenda rekommenderat offentliga sektorn i Sverige att börja införa IPv6 publikt gällande webb, mail och DNS till en början.

Både IPv6 och Office 365 har gemensamt att det är relativt nya områden som kommer starkt de närmaste åren inom offentlig sektor. Så ta nu chansen inför hösten att gå kurs hos Informator inom dessa spännande tekniker. Fördelen med att redan nu börja öka kompetensen för den egna organisationen är att det nästan är ofrånkomligt att du för eller senare står inför faktum att börja införa dessa teknologier.

Informator har ett flertal kurser inom Office 365 och IPv6 som gör att just du som arbetar med IT verksamhet inom kommun, stat och landsting, har alla möjligheter att börja förbereda dig och din organisation på att migrera till dessa områden.

Mer information om kursen IPv6:

Mer information om kurser inom Office 365 hittar du på:

Gå in på informator.se redan idag och boka upp dig på kurser inför hösten!

Magnus Coldning
Jag har arbetat med IP-nätverk sedan tidigt 90-tal och med data samt telekommunikation med början redan under 80-talet. 

Jag var troligen den första i Sverige som fick händerna på VIC-20 datorn, då jag jobbade för Datatronic som var generalagent för Commodore under tidiga 1980-talet. Kommunikation mellan vare sig den är analog eller digital i någon form har varit mitt arbetsområde ända sedan mina första år i arbetslivet. 

Har under 00-talet varit med och grundat några bolag inom nätverk och IT-säkerhetsområdet som framgångsrikt etablerat sig inom branschen. Föreläser och utbildar inom nätverk och molntjänster samt driver ett konsultbolag inom området som ledare och konsult.

Jag tycker om att förklara komplexa tekniker på ett enklare sätt till människor som behöver förstå och få kunskap av detta i sitt arbete. Sedan försöker jag alltid anpassa min pedagogik efter olika målgrupper och få in olika infallsvinklar. Min erfarenhet är att praktik är det bästa sättet i de flesta fall - i alla fall inom mitt område. Jag ser pedagogiken som en utmaning och ser kontinuerligt över den.

Läs mer

Fokus 365 hos Microsoft

en snöig januarimorgon hos Microsoft i Akalla

Så var då Informator på plats ute hos Microsoft när två dagars full fokus på Office 365 körs på TechX. 365 som plattform är ju verkligen på stark frammarsch och vi som utbildningspartner märker av allt fler kunder som efterfrågar utbildning på området. Just att kunna lyfta ut viss IT-teknik och fokusera på sin kärnverksamhet är ju något som allt fler bolag efterfrågar och även i den offentliga sektorn ser vi exempel på denna satsning.

Informators kurser inom 365 hittar du på vår 365-samlingssida och vi passar gärna på att flagga lite extra för kursen som riktar sig till IT-tekniker som har fokus på 365-miljö, MS20346 Managing Office 365 Identities and Services. En kurs som kommer nu senare i vår och som vi gärna även sätter upp och genomför ute hos er för teamet som ska ansvara för implementationen!

Just nu är det ganska jämngrått här ute i Akalla, men det verkar som alla här har en gemensam målbild att se ljuset där uppe bland molnen...

Läs mer

Nytt år och upp i molnet

Så var vi då inne i 2014 och arbetsåret har nog kört igång för de allra flesta. På Informator är det full fart och kurserna har redan kört igång för de allra piggaste. När det gäller Microsoftområdet är det som alltid mycket fokus på molnet och mer så nu i januari när Microsoft välkomnar till konferensen TechX Office 365 den 23-24 januari i Stockholm. Självklart kommer du träffa oss från Informator där också!

Vi har passat på att skapa en samlingssida för 365 där vi kommer lägga in kurser som touchar detta område. Just nu har vi bland annat en riktigt intressant kurs för dig som IT-tekniker som ska planera upp och designa hur ert företag bäst implementerar Office 365, ta gärna en kik på MS10968 Designing for Office 365 Infrastructure!

365 kommer mer och mer in på företag runt om i Sverige och egentligen är det väl främst IT-avdelning och ekonomiavdelningen som märker mest när kostnaderna för IT sjunker samtidigt som IT-avdelningen får än mer stöd och möjligheter att jobba med Office i molnet. Jag själv som Nokia Lumia-användare hoppas förstås på att WindowsPhone- och det vanliga Windowsgränssnittet synkas än mer framåt så de appar jag använder dagligen ser ut och agerar på samma sätt oavsett om jag sitter på PC, Surface eller mobil... Känns som 365 och Skydrive är ett stort steg på vägen här och jag har en känsla av att fler och fler företag ser dessa möjligheter. Utvecklarkurserna mot Windows skall förresten uppdateras nu i januari till 8.1 (enligt Microsoft), återkommer såklart direkt detta är genomfört :)

Läs mer

Office 365 - 2014 som Molnets år i Sverige

Microsoft har ju tryckt hårt mot molnet de senaste 4-5 åren och för oss som är Learning Partners blir cloud-kopplingen än tydligare nu i de nya partnerprogrammen. På Officesidan har det fram till nu sett ganska lika ut även om det kommit nya versioner med jämna mellanrum. Är det kanske nu med 365 som Microsoft gör slag i saken och verkligen börjar lansera kontinuerliga uppdateringar (som med vilka appar som helst som vi alla börjat vänja oss vid).

Man börjar nu läsa om fler och fler företag, skolor och offentliga myndigheter som tagit steget över till Office 365 och nu senast hörde jag en föreläsning av Susanne Waldén (IT-chef på statens fastighetsverk) om hur dom tillsatte en egen utredning som visade att för deras hårda krav var det endast Office 365 som kunde leverera på alla punkter! (Ni kan även läsa mer om detta i en intervju med Susanne Waldén från i våras på IDG). Det som intervjun inte tar upp är de rejäla säkerhetskraven som SFV ställde och hur andra alternativ på marknaden helt enkelt inte räckte till. Detta är absolut en nyckelfråga när det gäller att komma vidare med molnlösningar ute hos kunderna!

För er som redan tagit steget eller planerar att gå över till Office 365 så krävs det ett lite annat tankesätt än tidigare och i många fall innebär detta också besparad administrationstid och att du som arbetar med IT-frågorna kan fördela om tid från vissa supportfrågor som ni enkelt kan ordna via Intune innan det ens blir ett problem. Det är måhända ett nytt sätt att arbeta med Office, men som jag själv ser på min dotters skola (som nyligen gått över till Office 365) så är det också något som användarna snabbt adapterar och helt enkelt besparar IT-admin mycket tid som istället kan användas på att förbättra IT-stödet generellt!

Läs mer om Course 10968 Designing for Office 365 Infrastructure, utbildningen för dig som IT-proffs/beslutsfattare som kombinerar teori, praktik och ett test-case där du direkt får med dig best practice till er egen implementation av Office 365!

Läs mer

Office 365 - nu framme i verkligheten

Häromveckan när vi hade ett Office 2013 seminarium kom en hel del frågor runt Office 365 upp. Microsoft har nu 1 miljon hemanvändare av Office 365 och fler och fler företag väljer att hoppa på molntjänster i olika former (möjligen hårt drivna av sina fritänkande användare).

För att möta dessa frågeställningar så tar vi på Informator nu fram en del utbildningar runt Office 365 till hösten, bland annat en administratörsutbildning i olika steg för dig som t ex hanterar konton, webbplatser eller annat i administratörsgränssnittet.

Har du tid över nu i sommar? Jag diskuterar versioner och dyker ner i nya arbetssätt i Office 365 på Microsoft Sommarkollo: http://www.microsoftsommarkollo.se/index.php/2013/05/nu-ar-ett-utmarkt-tillfalle-att-modernisera-bade-it-och-arbetssatt/ .

Kom gärna förbi om du har möjlighet och diskutera önskemål och behov.

Läs mer

Skillnaderna mellan SkyDrive och SkyDrive Pro

Microsofts onlinelagringsplats för filer heter ju SkyDrive nu när SharePoint 2013 lanseras så dyker även en till produkt med namnet SkyDrive Pro upp. Vad är det för skillnad mellan dessa? Vi går igenom detta här nedan:

Vad är SkyDrive?

SkyDrive är en lagringsplats i molnet som gör det möjligt för dig att lagra filer och komma åt dem via olika enheter. SkyDrive är gratis och tillgängligt för dig som har ett Microsoftkonto (Live, Hotmail etc.). Känner du till Dropbox så är SkyDrive en liknande produkt. I nya Office (2013) så logger du in med ditt Microsoftkonto och kommer enkelt åt dina personliga dokument I SkyDrive.

Via SkyDrive kan du även dela filer med andra.

Vad är SkyDrive Pro?

SkyDrive Pro är en dokumentlagringstjänst som också ger möjlighet att synkronisera dokument men är avsett främst för företag. För Office 365 användare så kommer kopplingen till SkyDrive pro att göra att du kan synkronisera utvalda filer i SharePoint lokalt och därmed få tillgång till dem via olika enheter som Windows Phone, Windows 8 platter och inom en snar framtid även IOS, dvs iPhone eller iPad etc. SkyDrive Pro synkroniserar automatiskt filerna när du är online.

När SkyDrive Pro är uppsatt så fungerar denna produkt även hos företag med egna servrar i den utsträckning som företaget valt.

Så vad händer med SharePoint Workspace?

SharePoint Workspace är ju den product som i Office 2010 hanterade offlinesynkronisering. Från och med Office/SharePoint 2013 så ersätts SharePoint Workspace av SkyDrive Pro och är nu den funktion som hanterar offline synkronisering. De företag som eventuellt använder andra delar av SharePoint Workspace kan köra 2010 versionen i SharePoint 2013.

Hur mycket lagring erbjuder SkyDrive Pro?

Med Office 365 eller SharePoint online så får varje användare 7GB allokerat. I företagsuppsatta versioner av SharePoint 2013 så anges denna datamängd av administratören.

Vem har tillgång till SkyDrive Pro?

I de flesta versioner av Office 2013 och Office 365 så ingår SkyDrive Pro.

SkyDrive Pro är normalt sett anslutet till din personliga lagringsplats i SharePoint men du kan välja att ansluta andra bibliotek i organisationen till din SkyDrive Pro om du har tillräckliga rättigheter. Om ditt företag har egna SharePointservrar så kan SkyDrive Pro sättas upp enligt företagets möjligheter och övriga struktur.

Läs mer

Spetsa dina Office-kunskaper!

Excel för ekonomer, Word för dig som skriver mycket, PowerPoint för dig som håller presentationer, Outlook för dig som vill få ordning på din agenda, Office365 för tekniker, Access, m.m. 
Här kan du se alla våra Office-utbildningar

Är du nyfiken på Office 2013? Den 24 oktober kör vi tillsammans med Learning Point ett seminarium för dig som vill veta vad du kan vänta dig.
Anmäl dig här

Läs mer

Bloggtips: Officemaster & Malin Dandenell

Du har väl inte missat att Malin Dandenell hos vår partner Learning Point bloggar om allt som har med Office och Office 365 att göra? Här hittar du massa tips, trix och råd! 
http://www.officemaster.se

Don't miss!

Här kan du se vårt utbud av Office-utbildningar

Läs mer