Dags att migrera Office 2013 eller Office 365 ProPlus?

Dags att migrera till nya Office?

Dagens IT-avdelningar har fler och fler utmaningar att fundera på. Molnet eller inte molnet, Windows 8 eller kanske 10? Likväl används Office av 1,2 miljarder människor världen över och är en nyckelprogramvara i många organisationer. Office 2013 är inte bara en produkt utan kommer i många versioner och benämningar beroende på hur det licensieras. Använder du Office 365 så kallas Office för Office 365 ProPlus, köper du ett Officepaket heter det Office 2013. Fler och fler företag har blandad miljö och då kanske även Officepaketen är blandade (Mac/PC etc.)

Under det senaste året har många företag legat i planeringsfasen för att uppgradera denna höst eller våren 2015 och inför en uppgradering så uppstår en del frågor som t.ex. dessa här nedan:

Hur tas en sådan här uppgradering emot av användarna?

Office 2013 eller ProPlus är en relativt "mild" migrering, om man kan använda ett sådant uttryck. Uppgraderingen till 2007 (eller 2010) var en chock för många användare som vant sig vid menyer och knapprader sedan decennier. Nu har de flesta varit med om åtminstone en version av Office med "Menyfliksområdet" och därmed finns en relativt hög igenkänningsfaktor i den här miljön.

I denna version av Office så knyts Officepaketet starkare till molntjänsterna och SharePoint vilket gör att spara- och öppna-dialogrutorna ändras, för en bekväm vardag så är detta något man vill adressera. Office får ju också stöd för Touch i den här versionen så funderar ni på att migrera även till Windows 8 med touchdatorer så blir lyftet avsevärt större.

Excel 2013 har fått ett ordentligt lyft och ett mycket starkare BI stöd och för de mer avancerade användarna finns funktioner som verkligen kan förändra och förenkla. Avser ni att använda mer av de BI funktioner som Excel erbjuder så kanske det också kan vara värt att fundera på om Office skall installeras i 64-bitarsversion hos vissa eller möjligen alla användare. (Dock inte utan viss planering.)

Kommer dokumenten att fungera?

I Office 2013 så införs den tredje versionen av Microsofts senaste filformat och dokument sparade med Office 2007 och Office 2010 kommer till allra största delen att fungera smärtfritt. Dock ändras viss layout om dessa dokument lyfts till 2013-format vilket kan vara bra att veta om. Utöver möjligheten att vara flera i samma dokument, co-authoring, som lanserades i 2010 så kommer nu andra funktioner som t ex stöd för Video eller användningen av Appar vilket är ett nytt tillskott i Office. (Med Office Store kan du ladda ner Appar och bygga ut Office med t ex nya diagramsorter eller annat du saknat.)

Vad behöver vi göra med mallarna?

Mallar behöver migreras till Office 2013. Det är en förhållandevis enkel migrering men eftersom filformatet är nytt så kommer mallarna att behöva lyftas.

Införs nya saker som Lync?

Många organisationer inför Lync just nu. Detta förändrar kommunikationsvägarna i organisationen och fler och fler inför möten via webben och öppen federation som möjliggör Lyncsamtal även med externa mottagare. Jag utbildar mycket i Lync just nu och stöter på frågor om policies nästan varannan gång. Har ditt företag en social policy? Med nya tillägg som Yammer eller Lync så blir det en mer och mer stark fråga för många. Behöver ni hjälp med en Social Policy så håller jag på med ett tool-kit för detta som jag gärna delar med mig av när det blir klart under oktober.

Implementerar ni Office 365? Hur blir det med OneDrive?

Om ni lämnar ägarvärlden och går över till hyrvärlden och skaffar Office 365 så brukar OneDrive vara en av de första sakerna som lanseras för användarna. OneDrive är en lagringsplats som för många ersätter den klassiska H: (eller Mina Dokument) och den ger nya möjligheter som avsevärt förbättrade delningsmöjligheter och synkroniseringsmöjligheter. Dock är OneDrive en ganska annorlunda upplevelse för de flesta så i lyftet till Office 365 så ökar acceptansen avsevärt om detta görs med en utbildningsinsats.

Hur mycket utbildning behöver vi?

Detta är en intressant fråga. De flesta har igen den tid de lägger på utbildning i sina vardagsprogram. En mix av seminarier, filmer och klassisk utbildning kan vara ett fungerande bredspektra vid en migrering.

Vill ni ha hjälp med planeringen av lyftet till Office 2013 så genomför vi utbildningen Office för IT Support  på Informator. Utbildningen passar supportpersonal och mallansvariga och andra som vill få en fördjupad genomgång av nyheterna i Office samt erbjuder också tips och erfarenheter från andra projekt för att en migrering skall gå så smärtfritt som möjligt.