Ta bort dold information i Word innan du skickar ditt dokument. Så här gör du!

När du skickar ett worddokument vidare, följer dold information med. Information som du kanske inte vill dela med dig av.

Det är mycket vanligt att funktionen Spåra ändringar i Word används på fel sätt på företag och i organisationer.

En chef skickade alltid dokument till sin sekreterare, så att sekreteraren skulle kontrollera att alla ändringar var OK och att tidigare text inte var kvar i dokumenten. Ändå kunde medarbetarna se alla ändringarna i meddelanden chefen la ut på intranätet.

Så här gör du för att skydda information du inte vill dela med dig av:

Aktivera Spåra ändringar

Spåra ändringar finns på menyfliken Granska i MS Word version 2007 och senare.

Det finns tre menygrupper på menyfliken Granska som påverkar funktionen Spåra ändringar.

Först knappen Spåra ändringar (inringat i rött i bilden nedan) som aktiverar eller avaktiverar om ändringar i ett dokument skall markeras eller inte. Observera att detta menyval lagras per dokument.

Är funktionen Spåra ändringar aktiverad när du stänger ett dokument, är Spåra ändringar aktiverat nästa gång dokumentet öppnas, även på en annan dator.

Visningslägen

Nästa grupp med menyval är inställningar av olika visningslägen (inringat i blått i bilden).

Det är här problem uppstår.

Många ändrar här till visningsläget Slutgiltigt och tror att de nu har ändrat och ställt in att dokumentet är klart och att tidigare ändringar är borttagna. Dessa menyval är bara olika VISNINGSLÄGEN. Det påverkar inte innehållet i dokumentet, bara hur det visas.

Vilket visningsläge du valt sparas lokalt i din dator. Ställer du in visningsläget Slutgiltigt kommer inga Spåra ändringar markeringar att visas i Word dokument du öppnar på din dator. Det var denna inställning som var aktiv på sekreterarens dator. Sekreteraren tittade på alla dokumentet i visningsläget Slutgiltigt och tyckte att allt såg OK ut.

Acceptera ändring

För att Spåra ändringar markeringar skall tas bort ur dokumenten måste du använda knapparna i den tredje och grönmarkerade gruppen i bilden ovan. Du behöver gå igenom och välja Acceptera eller Ignorera alla ändringar i texten och även se till att knappen Spåra ändringar är avaktiverad innan du stänger dokumentet.

Spara som PDF

För säkerhets skull skulle jag inte publicera MS Office dokument på ett Intranät (eller Internet) utan jag rekommenderar att man sparar dokument som skall publiceras i Adobes PDF format i stället.

Det finns ju mer dold information som följer med i Word, Excel och PowerPoint dokument . . .  Författare till exempel, mer om det nästa gång.

//Anna-Karin Petrusson

DataPortföljen

Anna-Karin Petrusson håller seminariet "Vad är nytt i Office 2013?" hos oss på Informator i Göteborg den 28 februari. Välkommen!