Pyttestyrning eller coacha till självstyre?

Du är chef. Du har en gruppering under dig som vill styra mer av sin verksamhet själv. Du låter dem.

Men efter en tid märker du att grupperingen nog lider av problem. Du har inte sett riktigt det resultatet från dem du velat se, och när du betraktar hur gruppen arbetar ser du hur de är lite för splittrade. De skulle nog må bra av lite struktur. Så du överväger att genomföra följande förändringar...
STOPP!
Det spelar ingen roll om det du tänker göra är bra eller inte. Bara det att du intervenerar utan föregående varning förstör precis den förmåga till självstyre du och grupperingen försöker bygga upp.
Gruppen har bestämt sig för ett visst arbetssätt. Det är möjligt att det inte är det bästa sättet, men gruppen upplevde sig ha mandat att bestämma det när de bestämde det.
Varje plötslig inblandning i andra människors ansvarsområden gör att deras upplevelse av att ha mandat förstörs. Det spelar ingen roll om du tycker att interventionen är en engångshändelse på grund av en särskild situation, det alla andra ser är ett slumpmässigt bortryckande av befogenheten att leda och fördela sitt eget arbete.
Och när något sker slumpmässigt finns det ju inga garantier att det inte kan hända igen, eller hur? Känslan av kontrollförlust, förlorad autonomi, skakar folk inte av sig så lätt. Du har just brutit ett förtroende.
Ett bättre sätt att närma sig frågan hade varit att...
  • ...möta gruppen (inte enskilda) med observationen och fråga om gruppens syn på saken.
  • ...erbjuda hjälp att tillsammans med gruppen lösa de utmaningar de ser. Din intervention blir då en av många möjliga lösningar.
  • Och om gruppens resultat eller arbetssätt fortfarande är oacceptabla då (men inte förr) köra över dem och bestämma en ny ram för deras arbete.
Det sistnämnda är viktigt. I en organisation som andra än gruppen äger arbetar alla med andras tillgångar. Som chef är du ansvarig för vad som händer med dessa. Gruppens självorganisation är, precis som ditt chefsjobb, ett förvaltarskap. När som helst kan både din och deras rätt att bestämma försvinna.
Men bara för att du har ansvaret, mandatet och möjligheten att intervenera efter eget godtycke är det inte en bra idé om du vill se självorganisation och bemyndigade medarbetare.
Självstyre inom en maktstruktur där chefer får lov att agera efter eget godtycke är bräckliga saker ur ett psykologiskt perspektiv. Själva möjligheten till chefens godtycke utgör ett stort hot, även om du som chef inte upplever dig som speciellt hotfull.
Om du använder dig av din rätt till vad som kan uppfattas som plötsliga godtyckliga interventioner gentemot självstyrande grupperingar så kommer det att få stora konsekvenser mycket snabbt.
Även om du gör det sällan. Även om du agerar i välvilja. Även om din intervention i grunden är bra och smart.

Text skriven av Ola Berg från hans egen blogg
http://smidigt.blogspot.com/2017/11/pyttestyrning-eller-coacha-till.html


Var börjar man för att VINNA?

Du vill konkurrera effektivt och snabbt justera din verksamhet för att möta förändringar på marknaden. Du vill dra nytta av nyvunna insikter och lärdomar. Vissa lyckas vrida och knåda sina erbjudanden till framgång, inte bara en gång, utan uthålligt och ständigt. YouTube var ursprungligen en dating-site, och Nokia ändrade sin affär från gummistövlar till mobiltelefoner när företaget var 100 år gammalt. Det är aldrig försent, förutom när det verkligen är för sent, som Nokia smärtsamt fick erfara 20 år senare. Genom att anpassa sig och fokusera på kunden lyckas man förmodligen bättre än andra.

I Eurovision Song Contest 2006 tävlade Carola, mer vältränad än någonsin, med större hårsvall, kraftigare vindmaskin, den bästa sångrösten och med en rejäl schlagerdänga till låt. Hur vinner man över det, tänkte ett gäng i Finland. Hur hittar man massor av nya röstare utan att stjäla Carolas? Svaret var att klä ut sig till ett monster, och ställa upp med en låt som bygger på lite hårdrocksriff. Helt plötsligt hade man fått upp en helt ny grupp till telefonerna som kunde rösta fram Lordi till vinnare. Genom att inte tävla MOT alla andra kan man förmodligen hitta bättre sätt att vinna kunder.

Effektiva marknadsstrategier och modeller, som till exempel Blue Sea - Red Sea, kan användas för att definiera om spelplanen är till din fördel för att skapa marknader utan konkurrens, som i Lordis fall. Du bör investera på ett fokuserat sätt för att skapa tydlig separation gentemot konkurrenterna genom att satsa på din unika innovationsvektor, som till exempel Geoffrey Moore beskriver i sin bok Escape Velocity.

Genom att systematiskt och medvetet söka markader och kunder, och ständigt justera allt eftersom man får ny kunskap, kan man helt klart förbättra sina chanser. Grunden till detta beskrivs väl i Eric Ries bok The Lean Startup, och hjälper oss att hitta rätt, som till exempel YouTube gjorde.

Tyvärr är det inte alltid så enkelt att få det att fungera. Kanske har du framgångsrikt skapat agila och resurseffektiva team - men ändå lyckas dom inte åstadkomma måleffektivitet i stor skala, och intäkterna är inte lika stora som du skulle önska. Ditt företag är fast i den löpande verksamheten, och det är svårt att förnya och styra snabbt.

Budgetar skapas långt i förväg, med stor möda. Efter endast ett par månader på det nya budgetåret är dom gamla och inte längre relevanta. Företag bedöms på hur väl resultat stämmer med budget, snarare än hur väl de anpassar sig till verkligheten. Ni jämförs med statiska mått istället för hur väl ni presterar relativt andra. Mål, resursallokeringar, och prognoser blandas ihop i en och samma siffra. Budgetar tilldelas ofta till projekt, istället för värdeflöden, produkter eller “releasetåg." Vi vet ju hur mycket teamen och produktionskapaciteten kommer att kosta, men projektet används i stället med onödig administration och suboptimeringar som följd.

Ofta startas projekt i en snabbare takt än ni som organisation klarar att slutföra, vilket orsakar trafikstockningar, multitasking och långsam time-to-market. Projektet som koncept är inte effektivt när en kontinuerlig leverans av värde behövs. Trots massor av tid och ansträngningar i styrgruppsmöten för att sätta upp och organisera projekt, så är bemanningen svår och takten för långsam. Det finns massor av slöserier här. Det är annorlunda nu. Allt går mycket fortare och det som fungerade förut gör inte det längre. Visst måste det finnas bättre sätt?

VARFÖR ÄR DET annorlunda nu?

Makten har flyttats från producenterna till kunderna. Kunden är nu din nya chef. Förut var det bara en fråga om att uppfylla efterfrågan, och om du gjorde det på ett effektivt sätt och i stor skala, kunde du göra en stor vinst. Nu måste du kunna skapa och leverera det kunden vill ha, när kunden vill ha det. Du måste dessutom till och med förtjusa kunden. Det räcker nämligen inte att bara uppfylla kraven. 

Det finns massor av bevis där ute i världen. En av de vanligaste citerade källorna är The Shift Index av Deloitte Center för Edge. The Shift Index 2011 visade en mycket negativ bild av amerikanska företag. Shift Index 2016 visar fortfarande en liknande situation. En 50-årig nedgång i ekonomisk prestanda och lönsamhet fortsätter. Sammanfattningsvis:
  • Trots fantastisk ny teknik och ständigt ökande produktivitet, är det svårt att dra nytta av möjligheterna.
  • Prestanda mätt som avkastning på tillgångar (ROA) i företag är fortfarande en fjärdedel av vad den var 1965.
  • Resultaten hos både den övre kvartilen (25%) av företag och nedre kvartilen fortsätter att minska, men den undre kvartilen är mycket värre.
  • Frekvensen av misslyckande för ledande företag fortsätter att accelerera.
  • Den övre kvartilen av företag visar något ökande avkastning till aktieägarna, medan i undre kvartilen förstörs aktieägarvärde i allt snabbare takt.
  • Andelen engagerade medarbetare ligger fortfarande bara strax över 13%.
  • Detta påskyndas av globaliseringen och digitaliseringen, vilket resulterar i ständigt ökande konkurrens och allt lägre inträdeshinder. Detta innebär i sin tur att den hastighet med vilken strategier och produkter förlorar sin konkurrensfördel ökar.

Den tid då företag enkelt kunde förutse efterfrågan, och fokusera på att uppfylla denna efterfrågan till lägsta kostnad är sedan länge förbi.

Momentan och ögonblicklig efterfrågan driver nu produkter och tjänster, och endast de som tillräckligt snabbt kan svara kommer att lyckas. För att nå ännu större framgång, kan företag hitta ny efterfrågan genom att skapa nya kunder och marknader genom kontinuerlig innovation och effektiva strategier.

Börja med STRATEGIN

Agil portföljförvaltning handlar om att exekvera strategi på ett effektivt sätt. Detta innebär att det först måste finnas en tydlig strategi. Strategin måste förankras av en Vision och Mission för företaget, och vara förenliga med ambitionerna och förmågorna. I dagens snabbrörliga värld, måste strategierna uppdateras kontinuerligt för att vara effektiva, och valideras med med experiment och data.

Richard Rumelt beskriver i sin bok Good Strategy - Bad Strategi, att en bra strategi bör innehålla följande element för att vara användbar:
  • En diagnos av utmaningen
  • En vägledande policy
  • Koordinerade åtgärder eller actions

Många organisationer förvirrar strategi med ambitioner, optimistiska ekonomiska mål, beslutsamhet, eller helt enkelt floskler och “Fluff.” En strategi skall vara det sätt man skall agera för att övervinna utmaningen eller vinna helt enkelt. 

ITERERA STRATEGI

Skapa en process och kultur där du etablerar en takt — kadens — med vilken du som kontinuerligt ifrågasätter och förfinar din strategi. Det är troligt (nästan helt säkert) att antingen villkoren på marknaden eller världen kommer att förändrats, eller att din respons behöver justeras baserat på empiriska bevis från dina resultat och experiment, eller att du har lärt sig något nytt som du vill dra nytta av.

PLANERA för lärande, INTE BARA för genomförande av strategi

Om vi är överens om att ingen plan är optimal, och ingen strategi är perfekt, då är det lätt att förstå att det måste finnas en plan för lärande, inte bara utförande.

SKAPA FLOW

Det är viktigt att förstå värdeströmmen du arbetar i. Hur skapar man värde från insikter, behov eller problem? Hur förvandlar man dessa till produkter och tjänster som du säljer och levererar?

På företagsnivå finns det ett flöde av nya satsningar och initiativ som måste hanteras. Detta flöde måste samexistera med det befintliga värdeflödet. Att hantera detta är portföljförvaltning. Att skapa flow innebär att effektivt lotsa dessa genom ditt företag, i tur och ordning, så fort som möjligt, och med inbyggd kvalitet. Ju hårdare du kan prioritera och hålla antalet samtidiga saker på låg nivå , desto kortare kommer cykeltiden eller time-to-market att bli. Ju mindre varje leverabel är, desto snabbare blir ditt system. Med få och små föremål i processen, kommer flödet att bli mer synligt och effektivare. Det blir lättare att styra och följa upp att strategin och fokusering faktiskt händer.

EKONOMISTYRNING…

Med ekonomistyrning som är lika snabb och effektiv som portföljstyrningen så har man väsentligt större möjligheter att exekvera på ett bra sätt. Om man är kostnadsmedveten i VARJE beslut och ständigt utvärderar investeringar och prognoser, så kommer man att bli både snabbare och mer kostnadseffektiv. Med radikal transparens, rullande prognosfönster, och möjligheter att mäta ekonomiskt värdeskapande i flödet istället för bara resursutnyttjande och kostnadsanalys, så får man en möjlighet att hjälpa till att driva affär och portfölj framåt.

HITTA BALANSERNA

Det krävs en balans mellan disciplin, struktur, standarder och effektivitet å ena sidan, och utforskning, nätverk, innovation och kreativitet å andra sidan. Som tur är fungerar dessa sidor nästan bättre ihop. Struktur och säkerhet skapar möjligheter att vara radikal och lite galen utan att följderna riskerar att ta kål på oss. Men det är en ständig balansgång som krävs. Ibland måste man välja en för tillfället bra kompromiss mellan två extrempositioner, men förvånansvärt ofta kan man åstadkomma både och. Som till exempel specialisering eller generalisering. Genom att skapa team och medarbetare som är T-shaped (specialister inom ett eller några områden men generalister inom flera) får man det bästa av båda. 

ETT HELT SYSTEM

Om man sätter samman allt detta i ett system där man organiserar sig för snabbhet, begränsar mängden samtidiga initiativ i arbete, synkroniserar, visualiserar, skapar en kadens som puls i organisationen, anpassar styrning och ekonomisk modell, prioriterar strikt, och fokuserar på att skapa värde för kunder — då får man vad vi kallar för agil portföljstryning och agil business.


Lär er mer i kursen AgilPortföljstyrning


Välkommen!

Kursledare:
Per Brandt, Knowit

Lean Management and Development coach

Agil portföljstyrning - Därför behöver du tänka om

Räcker det att ha en bra strategi och en vision? När den förväntade livslängden på strategier och affärsmodeller krymper måste framgångsrika organisationer fokusera på effektiv strategiexekvering för att uppnå tillräcklig snabbhet och flexibilitet. 

Det betyder i praktiken att kontinuerligt arbeta med strategi och portfölj på ett effektivt och disciplinerat sätt. Företag och organisationer kan uppnå väldigt bra resultat genom att arbeta med portföljen på ett sätt som är kompatibelt med och utnyttjar en effektiv agil utvecklingsorganisation. Liknade principer som används inom produktutveckling används även för portföljen – öka mängden värde som levereras genom att sekvensera portföljen och minska mängden pågående arbete samt optimera för kort time to market.

I kursen Agil portföljstyrning går vi igenom hur du blir bättre på att fatta beslut och att öka flexibiliteten att reagera på utfallen av experiment, genom analys av data och metrics, samt att bygga in detta i en standardiserad och taktad process. Tack vare användandet av agila principer även inom portföljstyrning kommer effekten i form av ökad omsättning, robustare organisation och bättre möjligheter att reagera på snabba ändringar i marknad och konkurrens.

Traditionell portföljhantering baseras på top-down-planering och långsiktiga detaljerade planer som är svåra att styra om. Agil portföljhantering lånar build-measure-learn-konceptet från agila team och applicerar det på hela företaget. Vi utlovar aha-upplevelser och nya kunskaper som kan omsättas i praktiken direkt efter avslutad kurs!
Läs mer om kursen och boka din plats på denna länk!

Välkommen!

Per Brandt, Knowit
Lean Management and Development coach

Agil ledarfilosofi i tre punkter

Ola Berg är kursledare inom Agila metoder hos Informator och bloggar på smidigt.blogspot.se.
Här är hans senaste tankar kring agil ledarfilosofi.

Ansvar formuleras som mål

Mål (goals/targets) är förväntade sluttillstånd, medan aktiviteter och uppgifter är steg på vägen dit.
För att värdeflödena mellan delar av en organisation ska vara smidiga krävs det att varje del gör sin bit. Att materialet i flödet har vissa egenskaper innan det kan föras vidare till nästa steg. Men för värdeflödet är det oftast inte intressant exakt hur materialet fick sina egenskaper. Bara att det har det.
Är ni ansvariga för en del av värdeflödet som innebär överlämning, så är det en viktig fråga att ta reda på vilka kraven är på materialet som ni drar till er, och vilka kraven är på materialet andra drar ifrån er. Fokus ligger först och främst på utgångsläget och måltillståndet för er del. Det utforskar ni tillsammans med dem som ni har överlämningar till och ifrån.

Sedan blir det intressant med vilka aktiviteter ni behöver utföra för att uppnå målet. I en agil organisation har ni stora friheter att experimentera er fram i utförandet. Ert ansvar är oftast inte att exakt utföra olika handlingar, utan att uppnå vissa resultat.

Ansvar tilldelas breda grupper

Att tilldela ansvar åt enskilda personer eller individuella roller skapar bräckliga organisationer. Tillhör ansvaret en enskild individ faller det när den enskilda individen fallerar. Tillhör ansvaret en individuell roll kan ett bemanningsschema se till att rollen inte fallerar, men det gör det fortfarande svårt att förbättra organisationen lokalt eller att smidigt dela på ansvaren mellan olika personer i takt med att belastningen varierar.

Det agila alternativet är att tilldela ansvar åt en grupp människor. Inte för stor grupp, för då får man ansvarsutspädning där allas ansvar blir ingens ansvar. En dryg handfull människor är lagom. Eftersom en grupp har större sammanlagd kompetens än en individ leder också det till att gruppen kan ta ett bredare ansvar än vad någon enskild skulle kunna. Det leder till plattare organisationer. Ju bredare grupp desto större ansvar, och desto bättre kvalitet på besluten.

Sedan är det smart att inom gruppen formulera både roller och bemanningsscheman som säkerställer att rollerna alltid fungerar. Det är ju ett beprövat sätt att se till att saker inte glöms bort eller att ansvar inte späs ut i en grupp. Men eftersom det är gruppen själv som äger frågan om hur de ska kunna ta ansvar, så kan gruppen ta fram ett sätt som passar, och enkelt förfina detta allt eftersom.
Grupper är fria att delegera vidare

Det ansvar man fördelar i en agil organisation är det som kallas för "accountability". Gruppen är sedan fri att delegera ansvaret ytterligare, inom sig eller åt andra, utan att kontraktet med omvärlden bryts. Men märk att det enda ansvar de kan delegera är det som på engelska kallas "responsibility". Är jag "responsible" att utföra något medan du är "accountable" och jag misslyckas, så kommer ändå omvärlden att fråga sig varför du misslyckades.

Det här ger gruppen, och flera grupper i samverkan, stora möjligheter att experimentera med arbetsformerna, utan att riskera att leveransen från systemet blir sämre. Men det är en frihet under ansvar. Det vill till att gruppen alltid har förmåga att ta sitt ansvar, att den ständigt utökar sin förmåga, och att den är i konstant dialog med sin omvärld om sina förväntningar och förmågor.

Sammanfattning
Man kan sammanfatta det ännu kortare: Bort från individuella roller, fram för ansvar åt grupper!och: Bort från arbetsbeskrivningar som del av överenskommelser med organisationens olika delar, fram för överenskomna måltillstånd! och: Gå försiktigt men hela tiden framåt!
Du hittar fler kurser inom Agilt Ledarskap på Informators samlingssida och denna länk!

Coachande ledarskap – kraften kommer inifrån

I The Concise Oxford Dictionary definieras verbet ”to coach” (coacha) som ”handleda, utbilda, ge antydningar, förse med fakta”. Och översatt till ett coachande förhållningssätt i ditt ledarskap är att ge individen stöd i sina egna tankar, fokusera på dennes styrkor och ta vara på möjligheter. Målet är naturligtvis att nå bättre resultat inom vad det än är den coachade behöver stöd inom, men coachen berättar inte hur.

Det coachande ledarskapet skiljer mycket från den typen av ledarskap där du ger dina medarbetare instruktioner, uttrycker önskemål och sedan ser hur dessa efterföljs. Istället sätter ni tillsammans upp mål och vad för möjligheter det finns för medarbetaren att nå dem. Dyker det upp några hinder på vägen till målen så får du som coachande ledare fråga din medarbetare vad just denne tycker är den bästa lösningen att övervinna hindren. Som coachande ledare hjälper du medarbetaren genom frågor, alternativa lösningar och feedback att utveckla sin talang och förverkliga sina mål, samt utveckla sitt självförtroende.a

Mycket av vår syn på verkligheten baseras på de mentala kartor vi har inne i vårt huvud, vilka glasögon vi väljer att se världen genom. Ett coachande ledarskap bygger mycket på god självkännedom och förmågan att kunna lyssna in och tolka den situation som medarbetaren befinner sig i just nu, hur denne ser på världen just idag. Frågor som ”Var befinner du dig idag” och ”Vad vill du” kombineras med frågan ”Hur vill du nå ditt mål”. Under den resan – från nuläge till önskat läge - kan du som ledare bidra med frågor, alternativ och en väl genomtänkt feedback. Avsikten är inspirera till processer där medarbetaren lär av sitt eget tänkande och sina handlingar.

Det coachande ledarskapet kan vara svårt eftersom det innebär att du som ledare inte ska komma med konkreta råd. Hopplöst, eller? Nejdå, det går att öva upp sin förmåga att lyssna aktivt (inte avbryta, inte värdera, inte komma med lösningar) för att kunna se embryona till problemlösningar som redan finns hos individen. Ett coachande ledarskap innebär ofta att ta ett steg tillbaka, släppa taget och låta dina medarbetare hitta svaren själv. Med ditt stöd. Det finns några saker du bör vara bra som coachande ledare:
  • Utveckla förtroende, öppenhet och trygghet. Skapa en god relation till dina medarbetare.
  • Ställa relevanta frågor och lyssna aktivt. Vara visuellt lyhörd, öppen och lyssna även till det som inte sägs.
  • Antyda – inte föreslå – alternativa tillvägagångssätt. Inte ge råd.
  • Uppmana till handling och fråga efter resultat.
  • Ge konstruktiv feedback och låta dina medarbetare lära sig av egna erfarenheter.
  • Ge beröm och bidra till att utveckla självförtroende.
  • Klargöra att individen är ansvarig för sin egen utveckling och förverkligandet av de egna målen.
Många ledare kanske frågar sig: ”Varför ska jag tillämpa ett coachande ledarskap?”. Då frågar jag: ”Är det inte ditt jobb att få jobbet utfört och utveckla medarbetarna?” Tid och kostnadsjakt kanske begränsar det senare, men coaching är en process som underlättar bägge delarna.

Freddie Hahn är utbildare och organisationskonsult på Informator och Project Academy. Han arbetar främst med projektstyrning och -ledning; metoder och verktyg för rationella och effektiva projekt samt change management.

På Informators hemsida hittar du fler exempel på kurser inom Projektledning, Ledarskap och mer detaljer på kursen Coachande Ledarskap som ger dig fler verktyg att jobba vidare med.

Behövs chefer och ledare inom agile?

VersionOne gör årligen en studie som kallas "State of Agile". I studien frågar man vad som hindrar den agila adaptionen. 85% pekar på att ledningsfrågor som företagskultur, ledares inställning och förändringsvillighet hanteras utan förståelse för agile. Samma undersökning visar att organisationer som lyckas fullt ut med agile blir mer effektiva, har kortare time-to-market, får förbättrad förutsägbarhet och dessutom har nöjdare medarbetare.

Bloggaren och projektexperten Rob Carstons säger - ”We spend lots of time training Scrum Masters and Product Owners, but we spend little time training organizational leaders who can have the most dramatic effect on an agile transformation".

För både chefer och ledare innebär en agil transformering ofta en större utmaning än för de agila teamen. Perspektivet är större och chefsrollen förändras radikalt. Istället för att ge instruktioner så ska chefen ge förutsättningar för teamen att själva ta så stort ansvar som möjligt – och interagera med andra team. För en projektledare blir utmaningen att hitta sin nya roll där exempelvis den visuella och transparanta statusen för ett projekt uppdateras dagligen. Processer och rutiner och gamla arbetssätt måste ändras!

Många hävdar ändå att chefen inte är så viktig i en agil organisation, rollen är mer en facilitator som ska skydda teamen och på sikt göra sig själv överflödig. Jurgen Appelo (The Most Influential People in Agile, InfoQ april 2012), anser tvärtom att chefen, och andra ledare, har en central roll för att en agil transformation ska lyckas. Chefen ska säkra att teamen fungerar och gör rätt saker, entusiasmera medarbetarna, säkra kompetensutveckling, ge riktning m.m.

Hur skall då chefer, projektledare, arkitekter och andra nyckelpersoner lära sig bli agila ledare? Tidigare har det funnits mycket lite att ta fasta på, men sedan 2011 finns Management 3.0. Management 3.0 – är den både i Sverige och internationellt mest populära utbildningen som handlar om agilt ledarskap.
Kursen baseras på boken Management 3.0 av Jurgen Appelo och under två dagar får du både en förståelse för teorin bakom agil utveckling, dess utmaningar och ett antal praktiska verktyg och synsätt som hjälper dig att utveckla din agila organisation.

Är du intresserad av kursen Management 3.0- agilt ledarskap? Här hittar du kursbeskrivning och datum



Johan Nyberg är Sveriges mest erfarna Management 3.0 lärare med närmare 30 kursgenomföranden bakom sig. Johan har bred erfarenhet av att leda utvecklingsorganisationer från 10 – 350 personer. Idag är Johan VD och Managementkonsult med främsta fokus agilt ledarskap. Johan har arbetat med utbildning sedan 1990-talet och är huvudlärare på Informators kurs – Management 3.0.