SharePoint Server 2016 eller SharePoint Online?

Många som idag kör SharePoint Server 2013 funderar säkert just nu på om de ska uppgradera till SharePoint Server 2016, eller kanske till SharePoint Online. De här frågorna tar jag upp på den SharePoint Server Installationskurs som körs på Informator. Det är stora skillnader i kostnader och arbetet att uppgradera så det gäller att välja rätt. 

På SEF 2016 konferensen i Stockholm den 26-28 oktober presenteras massor med intressanta seminarier om både online och egna server lösningar, av internationellt erkända experter som ger dig många konkreta råd och tips – Missa inte den!

Vad händer de närmaste 3 åren

Det borde inte vara någon nyhet att Microsoft satsar på Office 365, där SharePoint Online ingår. Argumenten för SharePoint Online och hela Office 365 paketet, är att man för en fast månadskostnad får tillgång till en SharePoint miljö som överstiger vad man kan bygga själv med egna SharePoint servrar. Nedan är en kort sammanfattning av de viktigaste skillnaderna:

• Senaste versionen av SharePoint, som dessutom ständigt utvecklas av Microsoft – Varje månad görs små uppgraderingar och var 3:e månad kommer en mer omfattande förbättring av både administrativa funktioner och användarfunktioner.
• Alla uppgraderingar görs av Microsoft – Den som kör SharePoint Online kan glömma den vanligtvis dyrbara uppgraderingsprocess som man gör vart 3:e år med egna SharePoint servrar
• Tillgängligheten till SharePoint är mycket högre än vad man kan bygga själv med egna servrar. Det gör att användarna alltid har möjlighet att jobba med de dokument och information som ligger på SharePoint Online
• Lastbalanseringen av SharePoint Online är mycket hög och därmed garanteras en bra svarstid även för organisationer med 50.000 användare eller mer.
• Med SharePoint Online är det väldigt lätt att dela med sig av information till externa parter, t ex dina kunder eller leverantörer som är aktiva i ett internt projekt. Man kan självklart begränsa denna delningsfunktion om så önskas.
• Många SharePoint relaterade funktioner finns bara för SharePoint Online: t ex Delve, Office Groups, MS Planner, Office Video och fler kommer. Den som kör egna SharePoint servrar får inte tillgång till dessa.
• Datavolymen som ingår i SharePoint Online prenumerationen är mycket generös: Typiskt är att själva Intranätet och de delade projekt och samarbetsytorna får 1 TB (dvs 1000 GB), plus att alla(!) användare får 1 TB vardera för sin personliga OneDrive for Business site.

Men det finns begränsningar också med SharePoint Online – Du kan t ex installera samma typ av anpassad kod, som en egen SharePoint server. Den kod som installeras måste följa de regler och guidelines som Microsoft angivit för SharePoint Online. En annan begränsning är att vissa tjänster inte finns, t ex PerformancePoint Service som bara finns på egna SharePoint servrar.

Sedan är det också en fråga om datalagring – Med SharePoint Online ligger den primära datalagringen på Irland, med en real-tids backup i Holland. Office 365 är godkänd av Datainspektionen och uppfyller kraven på Personuppgiftslagen (PUL) och EU’s regelverket för molnbaserad data har genomgång stora justeringar de senaste 3 åren just för att anpassa sig efter denna snabbt växande teknik. Det är ingen överdrift att säga att framtiden tillhör SharePoint Online.

Men om jag måste ha egen SharePoint server?

Då blir frågan om man ska ligga kvar med sin nuvarande 2013 SharePoint server miljö – Egna servrar kallas ”on-premise” lösningar, oavsett om de står i din datahall eller hos externt datacenter. Med on-premise lösningar krävs att man har ett antal andra server tjänster på plats för att det ska fungera, främst en SQL Server och en Office Web App server, plus förstås Active Directory och DNS server.

Vill man uppgradera till SharePoint 2016 måste man också uppgradera både SQL servern och Office Online Service (OOS, som Office Web App numera heter). Priset på SharePoint 2016 servern är högre än tidigare och kravet på SQL version och Windows Server version är också högre så sannolikt måste du uppgradera inte bara SharePoint utan också SQL och OOS – Plus att det kostar pengar att uppgradera data, dvs intranätet, siterna och alla dess dokument, till SharePoint 2016 versionen. Det är därför ingen dum fråga om man verkligen ska uppgradera sin 2013 och invänta en eventuell migrering till SharePoint Online om något år, eller om man ska uppgradera till 2016 nu.

Ett viktigt skäl till uppgradering från 2013 miljö är troligen att man vill få tillgång till de nya användarfunktionerna – Då är det risk för att du bli besviken. Det finns väldigt få förbättringar för användarna i SharePoint 2016! Det är främst på administrationsnivån som det kommer förbättringar och då i form av bättre integrationsmöjligheter för den som vill köra både en SharePoint on-premise miljö och en SharePoint Online. Men lite ljus finns i tunneln – Våren 2017 har Microsoft planer på att släppa ett ”Feature Pack” som utökar användarfunktionerna för SharePoint 2016 on-premise. Det blir alltså bättre, men det blir inte lika bra som SharePoint Online som alltså uppgraderas i princip var 3:e månad.

En annan viktig nyhet är att SharePoint 2016 enbart släpps som Standard eller Enterprise server version – Det blir alltså ingen mer gratisversion, eller SharePoint Foundation som det heter i 2014 versionen. Du kan inte heller använda gratisversioner av SQL Express – Man måste ha en full SQL Server version, vilket kostar en hel del. Så vill du köra billigt/gratis får du hålla dig till 2013 versionen av SharePoint Foundation.

Vad lär jag mig på SEF 2016 konferensen i oktober?

Det korta svaret är: Massor! Med 33 talare, varav 20 MVP:er (Microsoft Valuable Professionals) kommer du hitta seminarier som beskriver t ex:

• Hur ser den närmaste framtiden ut för SharePoint? Vilka nya funktioner kan jag räkna med och vilka mobila appar släpper Microsoft
• Sökfunktionen är extremt viktig för användare så administratörer måste förstå hur man optimerar den – Därför finns ett flertal sessioner om just detta, från specialister på sökfunktionen i SharePoint: Hur man optimerar den, Hur sökning fungerar i en hybridlösning, hur man bygger sökdrivna siter,
• Delve är som en tidnings löpsedel, fast med SharePoint info – Där ser respektive användare de senaste dokumenten, video osv som är relevant för just dem. Det finns ett flertal seminarier som beskriver hur Delve fungerar och hur man får ut det mesta av denna mycket intressanta funktion
• Office 365 Groups kommer på sikt ersätta Team Siter i SharePoint – Lär dig vad det är, hur det fungerar och vad som kommer hända med Team Siterna.
• Den som vill köra SharePoint 2016 on-premise behöver förbereda sina administratörer på de funktioner som är nya och hur man uppgraderar. Ställ dina frågor direkt till några av världens främsta experter inom området
• Du som är utvecklare har många seminarier som beskriver allt från att bygga SharePoint Add-In’s, SharePoint hosted apps och till smarta tips och tricks för front-end designers. Återigen, ett flertal av världens bästa experter står till ditt förfogande

Du hittar hela listan med SEF sessioner här – har du frågor så kontakta mig direkt på goran@humandata.se. Men boka din plats snabbt, det är begränsat antal platser!

Välkommen!
/Göran Husman
Office 365 MVP