Markkontakt och flöde

De agila värdena och principerna är en sak. De storskaliga ramverken gör så gott de kan. Men det finns ett par andra viktiga principer som många glömmer av när de ska implementera agila arbetssätt hos sig. Det gäller kanske framförallt när de ska införa agilt i de större sammanhangen, och det beror inte på vilket ramverk man väljer, utan hur man väljer att tillämpa det.

Det är principerna om markkontakt ("gemba") och flöde ("flow").

Vissa agila ramverk, t ex lean software development och SAFe, är tydliga med vad de lånat från Toyota. Men alla ramverken har lånat från Toyota, och i synnerhet dessa två principer.

Hela skälet till att vi investerar i att bli mer lättrörliga (agila) är för att vi vill uppnå ett bättre flöde även i en komplex och oplanerbar miljö. Vi vill bli bättre på att möta behov, även när vi inte riktigt vet hur. Då behöver vi investera i flödesskapande arbetssätt så att vi kan leverera mindre paket men göra det snabbare och bli duktigare på att snabbt fånga upp återkoppling.

Att optimera på flöde är att rensa bort allt onödigt arbete och all onödig väntan. Det är att först och främst se till att informationen flödar fritt och effektivt, för informationsflödet påverkar alla andra flöden. Det är att se till att ingen del i systemet (till exempel en människa) är överlastad. Optimerar man på flöde kan man inte optimera på ett högt resursutnyttjande, men genom att få ner varianser i arbetsbelastningen så kan man förbättra bägge.

Alla agila ramverk är flödesoptimerande i någon mån. Just förmågan att flödesoptimera blir testad när man vill bli agil i större organisationer och värdeflöden. Det är här som lättviktiga ramverk får problem om de inte kompletteras med verktyg för att hantera det större flödet. En hel del av verktygen i SAFe försöker lösa precis detta.

Men det man ofta misslyckas med när man försöker bli storskalig och agil är att behålla markkontakten. Principen om gemba, att vara verklighetsnära i allt man gör, är central för alla smidiga arbetsmetoder.

Det började i verkstadsföretaget Toyota som en idé att den som ska leda ett arbete själv måste veta vad arbetet innebär. Chefen måste ha jobbat på golvet. Det fortsatte med en tanke att beslut inte ska fattas på tyckande utan på fakta. När man gick mer mot massproduktion innebar detta att chefer inte skulle fatta beslut på aggregerade nyckeltal utan istället gå ut i fabriken för att på plats se hur det faktiskt fungerar. Detta ledde sedan fram till insikten att det är folket på golvet som själva bör få mandat och förmåga att också fatta beslut.

När det gäller att utveckla produkter och affärer har principen om markkontakt lett till insikten att gemban ("golvet") inte i första hand är fabriken eller utvecklingsavdelningen eller styrelserummet, utan är den verklighet där produkten används.

Jag har sett storskaliga agila ansatser inom mjukvaruutveckling som aktivt motverkat principen om markkontakt på alla nivåer. De som sätts att leda produktens utveckling på strategisk och taktisk nivå (till exempel i portföljstyrningen eller i programledningar) saknar erfarenhet av att utveckla system. Man fattar beslut baserade på planer och tyckande istället för på faktiska kapaciteter och relevanta mätetal. Ingen av de som styr tar sig någonsin dit där de kan observera det faktiska arbetet äga rum. Man hindrar folket på golvet att själva ta kontrollen över sina arbetsformer, istället standardiserar man i onödan runt praktiker som i det enskilda fallet minskar möjligheten att nå i mål. Och man undviker i det längsta att införa kravfångstmetoder som bygger på att observera verkliga användare och låta nya insikter om deras behov få påverka de redan fastslagna planerna.

Det behöver väl knappast nämnas att resultatet i alla dessa fall blir sämre än det var tidigare?

Jag är beredd att ge ramverken halva skulden för att det är på det här viset. SAFe-införande löper, förmodligen på grund av sitt språkbruk, en notoriskt hög risk att överstandardisera när ledande personer beslutar om att likrikta utan att riktigt förstå varför man vill likrikta eller vilka de skadliga konsekvenserna kan bli.

Men ett ramverk kan aldrig göras ansvarig. Ansvaret vilar på dem som fattar besluten. Om de fattar beslutet att följa ett halvbra ramverk till punkt och pricka på grund av att de själva saknar kunskap att hantera verktyget rätt, så bör de överväga att lämna över en del av beslutsmakten till de som har bättre insikt.

I synnerhet då insikter i principen om flöde och principen om markkontakt.

Ola Berg är mångårig kursledare hos Informator med stort fokus på Agila metoder. Du kan läsa mer om dessa kurser på vår samlingssida för utbildning inom Agila metoder för alla roller.