Modern, målstyrd projektledning

Tyvärr är det väl så att det startas många projekt men det avslutas inte lika många. Inom många organisationer hörs det ofta sägas ”vi drar väl igång ett sådant projekt då så får vi se vad som händer”, vilket är ett fantastiskt bra förhållningsätt till forsknings- och utvecklingsprojekt. Men inte till de flesta andra...

Projektet måste ha ett tydligt mål, det ligger i dess natur. Ett projekt definieras som

·         en tydligt avgränsad uppgift med

·         en tydlig start och ett tydligt slut och

·         en för projektet avsatt budget och

·         en för projektet tillfällig organisation. 

En tydligt avgränsad uppgift betyder alltså att vi har ett specifikt mål att nå. Produkten ska vara färdig, tjänsten ska vara utvecklad, flytten ska genomföras osv. Modern, målstyrd projektledning ställer dock lite högre krav än så på målet. Eller målen. För de är flera.

För visst har vi en budget för projektet? Den bör vi ju hålla. Och tidsramarna. För att inte tala om kravspecifikationen som ska uppfyllas. För att kunna mäta att vi nått samtliga projektets mål är det bra att dela in dem i projektmål, produktmål och effektmål.

Projektmål: Vad är det projektet ska utföra, när det ska vara klart och till vilken kostnad. T ex ”senast 2015-06-20 ha producerat System X enligt kravspecifikation till kostnad av 2,3 MSek”

Produktmål: Hur produkten eller tjänsten ska utformas kopplat till kravspecifikationen. T ex ”Systemet skall klara av x antal användare, svarstiden får inte överstiga y sekunder osv”
 

Effektmål: Vad har projektet för effekt på organisationen? Hur kan vi mäta nyttan av projektet? Hur gör vi en effekthemtagning? Effektmålet beskriver vilka effekter vi kan mäta efter det att projektet är genomfört. T ex ”Det nya systemet gör att vi efter en inkörningsperiod på sex månader kan handlägga 20 procent fler ärenden per dag med 80 procent av nuvarande bemanning”.

Som du ser är alla ovanstående mål mätbara. Procentsatser, datum, kronor, antal månader – alla innehåller ett värde som går att mäta för att kunna se om vi lyckats med vårt projekt eller inte. Detta är viktigt för vår erfarenhetsåterföring, lessons learned. Vad gick bra i projektet, vad kunde gjorts annorlunda, vad har vi för förbättringsområden?

Många organisationer glömmer hur viktigt det är att ta tillvara på erfarenheterna i varje projekt, att samla ihop dessa på ett och samma ställe – tillgängliga för nya projektledare, -medarbetare och -sponsorer. Denna erfarenhetsdatabas är en mycket värdefull källa till information som gör att vi hela tiden kan bli bättre och bättre på projekt. Varför uppfinna hjulet två gånger?  Glöm bara inte bort att hela organisationen – uppifrån och ner – bör ha inställningen att ”visst vill vi att alla våra projekt ska nå alla mål men det är OK att missa om vi bara vet varför vi missade”. En projektorganisation som bygger på öppenhet, prestigelöshet och tolerans blir snabbt framgångsrik.

Kan vi då alla hjälpas åt att nå projektets mål? Absolut. Om vi berättar för medarbetarna vilka målen är och använder SMART-modellen. Ett användningssätt av den för att sätta mål är

- Specifika – målen ska vara tydligt formulerade och bara gälla detta projekt.

- Mätbara – kan vi mäta målen eller kan vi i alla fall svara ja eller nej på frågan om målen är nådda?

- Accepterade – är målen väl förankrade hos såväl projektdeltagare som användare.

- Realiserbara – målen ska gå att nå med de resurser som får utnyttjas.

- Tidsatta – målen ska vara uppnådda vid en given tidpunkt. 

Tillämpar ni i din organisation dessa metoder för målstyrning av projekt? Om inte – prova. Ni har allt att vinna.

Freddie Hahn är utbildare och organisationskonsult på Informator och Project Academy. Han arbetar främst med projektstyrning och -ledning; metoder och verktyg för rationella och effektiva projekt samt change management.

Här kan du se Informators Projektledarutbildningar

                                                                                                                                                                                                                          Freddie Hahn