Munnen säger Agil – hjärnan säger Stabil

Under århundraden har människan strävat efter förbättringar av och i sin omgivning. Samtidigt är människan av sitt genetiska ursprung präglad att inte vilja förändras.

Vi har nedärvt att förändringar belastar energiförråden. Inte bara fysisk energi utan även mental energi. Den insikten ligger djupt rotat i vårt medvetande. Att göra som man alltid gjort är mycket energisnålt i jämförelse med att förändra eller lära sig på nytt. Det är därför våra hjärnor i regel reagerar negativt på förändring. Vi vill inte förändra oss men det paradoxala är att vi vill att andra ska göra det.

Vi läser i media dagligen om att vi vill få saker utförda snabbare och få leveranser oftare. Vi ropar alla efter agila arbetssätt. När det gäller systemutveckling är detta en regel. När det gäller tjänsteutveckling vanligt. Men hur är det när det gäller verksamhetsutveckling? Kan vi utveckla förmågan att förändra vår verksamhet snabbare? Kan vi bli agila här också? Hur kan vi arbeta med att ändra människors vanor och arbetssätt agilt? Vad säger vår hjärna om vi inför agil verksamhetsutveckling? Förmodligen nej, aj, och stop, om vi gör fel. Förmodligen ja, ja och ja om vi gör rätt.

Jag tror att vi absolut kan utveckla verksamheter agilt. Det kommer att vara nödvändigt för att vara konkurrenskraftig och en förutsättning för att kunna attrahera duktiga medarbetare. Nyckeln är att skapa ett engagemang och en trygghet i förändringarna. Att bygga på vilja, nyttor, gemensamma värderingar och vision. Man behöver också bygga in i sin kultur, och i var och ens medvetande, att förändringar är bra och att det är nödvändigt att utmana sitt sätt att arbeta.

Idag råder det ingen brist på ramverk, modeller och metoder för att arbeta med förändringsledning, processutveckling, effektivisering och lärande team. Kunskap om dessa är naturligtvis viktigt, och skapar en bra grund för agil verksamhetsutveckling. Det som är än mer viktigt är istället att hitta den takt verksamheten är mogen att ta emot förändringar i, för att de ska bli varaktiga och ge önskad effekt. Och att successivt öka den takten. Det agila handlar om att göra små justeringar ofta, följa upp resultatet och korrigera. Mer pull än push.

Traditionellt har vi utvecklat våra verksamheter genom stora omorganisationer och andra strukturförändringar som krävt mycket initialt arbete och en massiv förankringsprocess för att skapa acceptans. När den nya organisationen är operativ är den troligtvis till vissa delar redan föråldrad.

En sak som ibland slår mig är att många organisationer har hela avdelningar för att förvalta sina tillgångar. Ekonomiavdelning, HR-avdelning, upphandlingsavdelning och säkerhetsavdelning. Det är däremot ganska ovanligt att man har en avdelning som arbetar med metod-, process- och verksamhetsutveckling. Verksamhetsutvecklingen är ofta begränsad till vad ledningsgrupper mäktar med att genomföra.

Verksamhetsutvecklingen behöver lämna ledningsnivån och delegeras till den operativa verksamheten. Den operativa verksamheten behöver ta emot och acceptera ansvaret att ständigt utföra förbättringar i linje med organisationens vision, strategi och som är värdeskapande. Ledande personal behöver skapa engagemang och en vilja att hitta fel och förbättringsområden. Alltid belöna när fel upptäcks. Frigöra tid för korrigering och hitta rätt takt i förändringsarbetet.

Vikla fle grö du igad?


Ragnar Eliasson arbetar på Olingo Consulting som verksamhetsutvecklare och är ackrediterad kursledare inom ITIL hos Informator. Han använder en blandning av ramverk, modeller och metoder i sina uppdrag. Exempel på det är förändringsledning genom ADKAR, Service Management med stöd av ITIL samt kulturförändring och optimering genom Lean for Services.

Fördjupning i området hos Informator:

ITIL® Lifecycle - Continual Service Improvements
Lean Agile Change Management