ITIL och Lean - finns det en koppling?

Jag får ibland höra följande kommentar från potentiella kunder ”vi ska jobba med Lean istället för ITIL nu”. Är det ett rimligt påstående? 

I mitt senaste inlägg förklarade jag hur ITIL förhåller sig till en rad andra ramverk inom området IT Service Management. Den här gången tänkte jag förklara kopplingen till Lean – i den mån det nu finns en sådan…

Innan jag går in på kopplingen mellan ITIL och Lean är en kortfattad beskrivning av Lean på sin plats. Det är dock inte helt enkelt eftersom det, till skillnad mot ITIL, inte är helt glasklart vad som avses med Lean. Ett populärt sätt att beskriva syftet med Lean är ”mer värde för mindre arbete” eller ”få bort allt slöseri som inte är direkt bidragande till värdeskapandet”. Lean är alltså inte något ramverk eller modell utan snarare en filosofi eller ett tänk. Detta tänk appliceras på olika sätt i olika företag och det kanske mest kända är det som Toyota anammat i sitt TPS – Toyota Production System. TPS vilar på fjorton principer som tillsammans bildar en helhet. Exempel på principer:

• Basera besluten på långsiktigt tänkande, även då det sker på bekostnad av kortsiktiga mål
• Skapa processflöden som för upp problem till ytan
• Standardiserat arbete är grunden till ständiga förbättringar och för personalens delaktighet
• Bli en lärande organisation genom att oförtröttligt reflektera och ständigt förbättra

Det är lätt att få uppfattningen att Lean endast är applicerbart på industrin, men det stämmer inte riktigt. Det går att anamma lean-tänket för vilka verksamhetsprocesser som helst. De som är baserade på ITIL, till exempel. Även om en IT-avdelning inte har samma processer som en biltillverkare så är slutmålet detsamma – att leverera en värdeskapande tjänst/produkt och att göra det så kostnadseffektivt som möjligt. En biltillverkare har processer för att förstå kravbilden från kunderna, designa bilen, tillverka bilen, marknadsföra bilen och sälja bilen på precis samma sätt som en IT-leverantör har processer för att förstå behov, designa tjänster, skapa tjänster, driftsätta tjänster, marknadsföra och sälja tjänster. Både en biltillverkare och en IT-tjänsteleverantör behöver även ha processer för service och support samt hantering av underleverantörer.
Det är lätt att inse att de principer från TPS som listas ovan är relevanta för en IT-avdelning och att de ligger väl i linje med ITILs syfte och budskap.

Sammanfattningsvis kan vi alltså konstatera att det finns en koppling, eller kanske snarare synergi, mellan ITIL och Lean. Vi kan även konstatera att kommentaren ”vi ska jobba med Lean istället för ITIL” är rent nonsens. Lean-filosofin behöver appliceras på processer och dessa processer kan mycket väl vara ITIL-processer.