Kalenderproblematik

En effekt av den nya tiden är att jag får fler och fler frågor kring hur man kan handskas med sitt privatliv via Outlook. 

Många använder den utmärkta mötesinbjudningsfunktionen i Outlook till att även bjuda in familjemedlemmar och på så vis ha uppdaterade kalendrar och telefoner där alla har koll på helgens aktiviteter.

Min egen kalender är en mix av yrkesrelaterade bokningar och helgaktiviteter som kan vara allt från städning till fotbollsträning. Jag är en något mer strukturerad person än min man och därmed har jag blivit familjens projektledare och för att inte hela tiden behöva svara på frågor om vad vi skall göra i helgen så har jag infört en rutin där jag bjuder in honom i alla mötesbokningar som rör familjen.

Han får då en mötesinbjudan i sin Outlook och jag får reda på att han har accepterat :-).

Det här har fungerat långt över förväntan. Trots att vi arbetar i olika organisationer och i olika miljöeer så är båda våra kalendrar och telefoner uppdaterade med vad som gäller för familjen.

Det fanns dock ett problem. Kökskalendern hängde inte med. Det visade sig att den kalender som hängde i köket och som användes när vi planerar plötsligt var hopplöst ouppdaterad. Vi missade även några möten som inte fanns i den kalendern och därmed behövde något göras.

Det var dags att göra kökskalendern elektronisk.

Jag bestämde mig för att det var dags att skaffa en surfplatta som kunde fungera som elektronisk uppkopplad kökskalender. Denna skulle visa samtliga privata bokningar men inte de yrkesrelaterade som står i båda våra "jobbkalendrar".

Fördelen med att ha bokningar i jobbkalendern är ju att den är den som synkas till telefonen och är mest närvarande så jag ville egentligen inte flytta bokningarna därifrån men ändå ha en "filtrerad" kökskalender som enbart visade privata bokningar.

Lösningen blev att skapa en resurskalender på Live/Google. Outlook har en utmärkt möjlighet att visa upp Internetkalendrar och i de flesta internetkalendertjänster så kan jag sätta en kalender som resurs. Det innebär att den kan autoacceptera en inbjudan och därmed tacka ja till allt jag bjuder in den till.

Därmed kunde surfplattan agera som ett "konferensrum" och tacka ja på inbjudningar och på så sätt enbart få vissa inbjudningar. Istället för att bjuda in bara maken så bjuder jag därmed in både maken och köket på alla bokningar.

På detta vis så får surfplattan (= köket) enbart de bokningar som är privata och kan därmed vara öppen och "visningsbar" på ett sätt som den yrkesrelaterade kalendern inte kan.

Skulle du tillhöra den grupp som inte vill skriva in saker i en jobbkalender så erbjuder Outlook även utmärkta sätt att visa Internetkalendrar "överlappande" med jobbkalendern så att du ser summan av båda kalendrarna i samma vy.

Vill du veta mer om hur man gör? Jag publicerar instruktioner för detta på Officemaster.se nästa vecka.

Trevlig kväll!
/Malin