Håll deltagarna vakna - jobba mer effektivt med PowerPoint

Vi har alla sett dem. Powerpointpresentationerna som skulle kunna fungera som sömnpiller. Presentationer med närmare 100 sidor och fyllda med tabeller och data som mer lämpar sig i en rapport än en presentation. Lägg därefter till föredragshållare som är oförberedda och står med ryggen mot publiken och läser sin egen presentation direkt från skärmen så är bilden klar.

Utmaningen idag är att hålla deltagarna intresserade. Mer än någonsin tidigare konkurrerar vi med portabla enheter som ständigt darrar till och vill ha uppmärksamhet. Så fort intresset släpper så vänder vi fokus mot alternativ stimulans (=telefon) och därmed försvinner åhörarna och tappar koncentrationen.

Många idag tror att de kan ha koll på flera saker samtidigt. Det är i viss mån sant. Men tänk på när du håller ett föredrag att dina åhörare förmodligen släpper dig och tänker på något annat minst 20% av tiden. Därmed behöver du repetera dina viktigaste budskap.

Hur kan du då göra en presentation mer underhållande? Här kommer några stalltips:

1. 6*6 regeln Max 6 punkter och max 6 ord per punkt. Hur lockande det än är så dra ner på mängden information på sidan. Se dig och presentationen som ett komplement. Du står för budskapet och presentationen förstärker.
2. Max 2 minuter per bild Visa en bild minst 40 sekunder och som mest 2 minuter. Det kan vara sövande att sitta och titta på samma bild för länge. Håll deltagarna vakna genom att variera dig.
3. Kan du visa siffror som ett diagram så gör det Ett diagram är mycket mer visuellt tillgängligt än en tabell. Visa diagram och om möjligt animera dem så att staplarna visas en i taget. Animeringar behöver inte åtföljas av handklappningar och applåder. Det finns fina diskreta animeringar som inte retar upp någon och enbart fyller ett funktionellt syfte.
4. Inled och avsluta med syfte och mål Börja och avsluta din presentation med att berätta varför du står där och vad du har för mål med genomgången. Ju snabbare dina deltagare får grepp om varför de lyssnar överhuvudtaget desto snabbare får du igång kommunikationen mellan er. Avsluta alltid med en sammanfattning för att ha ditt kärnbudskap i närminnnet hos deltagarna när du avslutar.
5. Släck bildspelet ibland Om du visar ett bildspel så behöver du ibland bli av med bilden. Du kanske vill röra dig lite i rummet eller ta en paus för att diskutera något lite längre. För att få full fokus så behöver du få deltagarna att titta på dig och inte läsa dina punkter. Släck ett pågående bildspel med B och återgå till samma läge med B när du vill fortsätta följa bilderna. (B som i Black - svart bild)
6. Hoppa förbi sidor utan att det syns om du är i tidsnöd Det är inte alltid lätt att veta hur lång tid det tar att visa ett bildspel. Du kanske fick mindre tid för att någon annan dragit över eller du råkar ut för diskussionsbenägna åhörare. Vill du smita förbi bilder utan att det syns så kan du ha nytta av några bra kortkommandon.
   Sidnummer och Enter (1+Enter t ex) hoppar till en viss sida utan att visa sidorna emellan. Vill du gå till slutet av ett bildspel så kan du prova tangenten End (eller Home för att gå till början).
7. Håll tiden! Avsluta aldrig en presentation senare än uttalat om du inte förvarnat om det innan. Drar du över tiden är det stor risk att du vänder glada och nöjda deltagare till att se avsevärt mindre nöjda ut. Planera så att du vet att du hinner med det viktigaste och ha några reservsidor tillgängliga om du behöver fylla ut tid.

Vill du ha fler tips av den här karaktären så kör vi flera nya Powerpointutbildningar på Informator som fokuserar just på hur du både kan få ut ditt budskap likaväl som skapa snygga presentationer.

/Malin