Kommunikation helt avgörande som verktyg för dig som leder projekt

Du styr och leder projektet i en riktning, du hanterar risker och förändringar i omvärlden samt problem som kan uppstå i projektet. Du upprättar dialog med styrgrupp och beställare för att säkerställa att leveransen motsvarar krav och förväntningar. I din roll är du också vanligen ”knutpunkten” mellan intressenter. Alla dessa delar förutsätter kommunikation.

Bo Tonnquist, författare till boken Projektledning, menar till och med att ”projektledarens förmåga att kommunicera är avgörande för projektets framgång. Under genomförandet består projektledarens viktigaste uppgifter till största delen av att kommunicera med intressenterna.” Och att hålla koll på intressenterna är viktigt. Genom att kartlägga dina intressenter och involvera dem efter behov kan du systematisera din kommunikation och skapa det engagemang som behövs för det du ska uppnå. 

 

Med kommunikation kan du också se till att kund och leverantör har samma bild av var projektet befinner sig. Hur det ser ut i projektet just nu, varför och vad är prioriterat när vi går framåt?

”Men jag mailade ju om detta förra veckan”

Jag har träffat ett hundratal individer i olika kurser i kommunikation. Oavsett vad de har för uppdrag så upplever de flesta att det är svårt att nå fram med sin kommunikation. Det är svårt att få andra att lyssna och att skapa engagemang för sina frågor. Många informerar flitigt men upplever att ingen bryr sig.

För att du ska kunna styra och leda ditt projekt är det viktig med någon form av strategi och plan för din kommunikation. Detta är då viktigt att tänka på: 

En av orsakerna till att man misslyckas är en övertro på skriftlig kommunikation: ”men jag mailade ju om detta förra veckan”. Ett annat vanligt problem är att man lägger all tid på att planera vad man ska säga, t ex att göra massor med ppt-bilder, men sällan på hur man ska säga det eller på vad som är intressant för mottagaren.

Konsekvensen blir att effekten av kommunikationen uteblir. Och det påverkar projektets resultat.

Vad är då viktigt i din kommunikation

1. Klargör syftet med kommunikationen: Vad vill du uppnå och vem är det du pratar med. Lär känna din målgrupp och anpassa strategin efter det.

2. Lägg stor vikt vid att kommunicera varför ett projekt ska genomföras, vad är poängen för företaget och för verksamheten. Och upprepa detta i princip genom hela projektet.

3. Berätta en historia. Information kan finnas på intranät eller annat. Fokusera på att berätta en historia som visar hur värdefullt det här projektet är för den som berörs. Genom berättelser byggs engagemang. Det är också ett bra sätt att få igång en dialog kring det som ska göras.

4. Ta fram en ”möteskarta”. Face to face får du ett större utbyte av kommunikationen. Du får veta vilka farhågor som finns och vilka svårigheter intressenterna upplever. Det ger dig en betydligt större möjlighet att förstå dina intressenter och förklara hur det är tänkt, eller rätta till saker där ni i projektet tänkt fel.

5. Tajming och sammanhang för kommunikationen. Vad påverkar dina intressenter just nu? Hur hänger ditt projekt ihop med annat som händer i företaget? Genom att sätta projektet i ett sammanhang och vara medveten om vad som i övrigt påverkar verksamheten har du större möjlighet att få ett positivt gensvar på det ni ska göra.

På kursen Agil projektkommunikation går vi igenom hur du kan utveckla din kommunikation för att nå dina mål.