Den ofrivillige projektledaren

Freddie Hahn,
Kursledare Informator

-Pappa…?

-Ja…

-Vet du vad…?

-Nää…

-När jag blir stor ska jag bli projektledare.

- Säger du det… Vad roligt!

Hmm… Tror vi att ovanstående konversation har inträffat någon gång? Knappast.  Det brukar oftast handla om att bli läkare, brandman, cirkusartist, rockstjärna eller något liknande. Sällan projektledare. Antagligen aldrig. Men ändå är vi väldigt, väldigt många som jobbar som det.  I såväl stora som små projekt, i såväl offentlig sektor som privat näringsliv, i såväl genomtänkta projekt som i chefens hittepå-projekt.

Många av oss har sökt sig till rollen/uppdraget/tjänsten, men lika många har bara hamnat där.

Varför hamnar man då där? Blir en ofrivillig projektledare…  Många gånger slumpen. Eller att man har djupa specialkunskaper om - och intresse för - ett speciellt område som leder till att chefen på ett möte säger: ”Du kan väl bli projektledare för det där. Jag räknar med att se resultat innan jul”.

Ingen förstudie. Ingen kravspec. Inga effektmål. Ingen intressentanalys eller kommunikationsplan. Ingen riskanalys. Bara kör!

Och kanske värst av allt: Ingen erfarenhet av eller utbildning inom projektledning. Ändå: Bara kör!

Naturligtvis är det en fjäder i hatten att få vara projektledare. En möjlighet till utveckling, en möjlighet till avancemang, en möjlighet till att verkligen få visa vad man går för. Men det är också ett stort ansvar och en komplex uppgift:

- Att kunna ta ett steg bakåt inom sitt egna yrkesområde för att kunna släppa in andra.

- Att kunna ta ett steg uppåt för att kunna få ett helikopterperspektiv och se till hela projektets bästa.

- Att kunna leda, motivera och entusiasmera kollegor för att de ska kunna göra sitt bästa.

Så, kan man lyckas med att genomföra projektet trots att man är en ofrivillig projektledare? Javisst kan man det. Men det går oftast åt mycket onödig tid eftersom man inte har verktygen. Precis som det går åt mycket onödiga läropengar till ”lessons learned” – pengar som kanske skulle ha gått att använda på ett bättre sätt.  Och det dyker ofta upp överraskningar man inte räknat med (Överraskningar dyker upp i alla projekt – men den erfarne projektledaren har redan vid projektstart avsatt tid och pengar för det). Men visst lyckas även ofrivilliga projektledare att ro ett projekt i land. Ibland…

Om du nu hamnat i den positionen att du blivit projektledare bara av en ren slump; vad kan du göra för att öka dina chanser att lyckas med projektet? Det som ligger närmast till hands är väl naturligtvis att fråga mer erfarna kollegor. Hur har de gjort? Vilka minor har de sprungit på? Vilka inofficiella beslutsfattare och makthavare finns det i organisationen? Finns det någon samlingsplats där man samlat tidigare erfarenheter av projekt? Ställ hundra frågor! Och du, när de ger dig råd… Ta det inte som om de misstror dig i din roll. Det kan ibland kanske låta som de klagar på ditt sätt att leda projekt eller skryter om sitt eget. Men det är kanske bara ett sätt att föra över information till dig… Deras sätt.

Och naturligtvis… Förkovra dig. Gå en kurs eller två. Det kanske är så att du tycker att det här med projektledning är så roligt att du vill fortsätta.  Eller kanske t o m så att du tycker att det projekt du nu blivit projektledare för är lite för stort för dig. Oavsett vilket har både du och projektet mycket att vinna på att få en verktygslåda full med verktyg för såväl den färska som den erfarne projektledaren.  Verktyg som dessutom levereras med en både omfattande och lättförståelig bruksanvisning. Fördelarna med att ha baskunskaperna är många: Du vet hur du ska göra en plan från start till mål, du vet vilka krav du kan ställa på projektbeställaren, du vet vilka som påverkar och påverkas av projektet, du vet vad du ska göra om något oväntat inträffar. Kort sagt: Du har kontroll.  Och ett kunskapsförsprång som du kan använda för att ställa de rätta frågorna redan i initieringsfasen.  Glöm aldrig projektledarens mantra: PPPPP - proper preparation prevents poor performance.

Man brukar säga att kunskap plus erfarenhet är lika med kompetens. Resan mot att bli en erfaren, kompetent projektledare börjar väldigt ofta med att man utses till en inte alls erfaren, ofrivillig sådan. Gör dig själv och projektet tjänsten att tidigt skaffa lite baskunskaper. Det är en god investering som gör resan lugnare, billigare och kanske inte lika krokig som den kunnat bli annars. Visst kan man slå i en spik med en skiftnyckel – men håll med om att hammare fungerar mycket bättre. Eller hur?

Sugen på en projektledningskurs?

Här hittar du Informators kurser inom Projekt & Ledarskap

Kurstipset: Projektledning med agila metoder

Freddie Hahn är utbildare och organisationskonsult på Project Academy. Han arbetar främst med projektstyrning och -ledning; metoder och verktyg för rationella och effektiva projekt samt change management