Sök och förhandsgranskning i SharePoint 2013 av Göran Husman

En av de mest efterfrågade funktionerna i tidigare SharePoint versioner var möjlighet att kunna se innehållet i sökresultat, utan att behöva öppna filen först. Det har inte varit möjligt i SharePoint 2010 och tidigare, då dess sökmotor inte hade stöd för förhandsgranskning, se bild nedan. För att lösa detta har man vanligen installerat 3:e partslösningar,
t ex ”Ontolica Search” från http://www.surfray.com/

Microsoft köpte 2008 det norska företaget FAST och deras avancerade sökmotor, med bland annat förhandsgranskning av sökresultat – Många förväntade sig därför att den då nya SharePoint Server 2010 skulle innehålla FAST sökmotorn, men av tidsskäl hann inte Microsoft addera FAST till lanseringen av SharePoint 2010. Därför sålde Microsoft en fristående produkt kallad ”FAST Search Server for SharePoint” med separat server och användarlicenser, men många ansåg den för dyr och för komplicerad att administrera och det är få installationer av denna produkt i Sverige.

November 2013 släppte Microsoft den senaste versionen av SharePoint, kallad SharePoint Server 2013 (SPS 2013). I denna version har Microsoft helt ersatt den befintliga (och egenutvecklade) sökmotorn med FAST Search, vilket äntligen erbjuder förhandsgranskning av sökresultat – MEN du behöver också en till server för att få förhandsgranskningen att fungera: Office Web App Server 2013

Office Web App 2013

Från och med SharePoint 2013 krävs att den nya server Office Web App Server 2013, även kallad ”WAC”, installeras för att få förhandsgranskningar. Denna server är inte längre bunden till SharePoint, som i tidigare version då man installerade en Office Web App tjänst direkt på SharePoint 2010 servern. Den nya WAC 2013 måste köras på separat server och kan inte installeras på SharePoint 2013 servern (eller Domain Controller). Orsaken är att Microsoft gjort WAC tjänsterna åtkomlig för alla applikationer som kan behöva en förhandsgranskning, t ex Lync och Outlook, eller egenutvecklad app. WAC servern kräver egen licensiering för både servern och användarna, så kolla upp kostnaden med din licensleverantör – Kör du däremot Office 365 och SharePoint Online så ingår WAC licensen och funktionen. Den nya sökfunktionen i SharePoint 2013, med WAC ser ut så här:

 

Men WAC servern ger mer än bara förhandsgranskning av sökresultat! Den gör det också möjligt att editera Office dokument i valfri webbläsare, samt förhandsgranska dokument i ett dokumentbibliotek! Det är väldigt smidigt när man letar efter ett visst dokument, men vet att det finns i ett visst bibliotek. Funktionen är dock begränsad till MS Office dokument som standard, men med hjälp av Wictor Wiléns utmärkta beskrivning kan du även förhandsgranska PDF filer både i biblioteken och i sökresultat. Nedan visas exempel på förhandsgranskning av ett Word dokument i ett vanligt SharePoint bibliotek.

 

Slutsats

SharePoint Server 2013 har äntligen fått den avancerade sökmotorn FAST inbyggd som standard. Man behöver också installera en WAC 2013 server för att få förhandsgranskningen att fungera, men då får man även förhandsgranskning av dokument direkt i SharePoints dokumentbibliotek, samt möjlighet att editera Office dokument i valfri modern webbklient, t ex Firefox, Opera och Safari.

/Göran Husman