När är en process färdig?

”Den processen har vi redan implementerat”, får jag höra titt som tätt. Eller ”Vi har Incident på plats, så nu vill vi börja med Problem”.
Vad innebär det att processen är ”implementerad” eller ”på plats” brukar jag fråga. Svaret jag får varierar men vanligtvis ingår något eller några av nedanstående påståenden:

• Processen är dokumenterad
• Vi har utsett processägare
• Verktyget stöder processen
• Vi har utbildat vår personal i processen

Det finns inget entydigt svar på när en process är ”på plats” men det som finns är sätt att bedöma hur mogen en viss process är i en specifik organisationen. Man kan använda sig av en mognadsmodell.
Med en mognadsmodell är det inte längre digitalt om en process är ”implementerad” eller ej. Istället gör man en mognadsbedömning av varje enskild process på en skala från 1 till 5. På så sätt får man ett mer nyanserat svar på frågan hur långt man har kommit i sitt processinförande. Svaret kan t.ex. bli ”Vi är på nivå 3 för Incident och Change Management och på nivå 2 för Problem och Configuration Management”.
Ett ramverk som kan användas för att skapa en mognadsmodell är CMMI (Capability Maturity Model Integration). På Olingo har vi skapat en ”egen” version som på ett pragmatiskt sätt gifter ihop CMMI-modellen med ITILs processer. Den har visat sig vara mycket användbar och uppskattad av våra kunder.

Mognadsbedömningen görs i fem dimensioner för varje process som mognadsbedöms;
1. Vision och Styrning
2. Processaktiviteter
3. Verktyg
4. Organisation/personal
5. Kultur

Inom varje dimension sätts konkreta mål per mognadsnivå och process, dvs det blir tydligt vad som krävs för att nå upp till varje enskild nivå i varje enskild dimension. Eftersom varje dimension är viktig för den totala mognaden är det lägsta mognadsvärdet som styr den sammantagna nivån. T.ex. om vi för Incident-processen har mognadsnivå 4 på dimensionen ”verktyg” men bara nivå 2 på ”vision och styrning” så kan den totala mognadsnivån inte vara högre än 2 för processen som helhet.

Mognadsmodellen blir ett kraftfullt verktyg i förändringsarbetet eftersom det skapar en tydlighet kring nuläget men även ger direkt input till en utvecklingsplan. Genom att tydliggöra i en utvecklingsplan vilken mognadsnivå organisation ska uppnå för respektive process, samt hur dessa nivåer ska nås, blir förutsättningarna och målen tydliga för alla. 

Kontakta gärna mig om du vill veta mer om hur en mognadsmodell kan hjälpa dig att få driv i förbättringsarbetet!