Se upp för ”Hur säkerställer vi det?”-människorna

Du har säkert stött på dem. De som sitter på ett möte där alla glatt och entusiastiskt diskuterar vad som ska åstadkommas och så lyfter någon sin hand i vädret, avbryter den pågående diskussionen och säger: ”Hur säkerställer vi det?” alternativt ”Hur ser vi till att det blir kvalitet i projekt X?”. Jag kallar dem bromsare och för varje år som går inser jag att de är tyvärr ett mycket större problem än att de bromsar verksamheten. De står nämligen ofta för Problemet med ambitiösa människor som Peter Rönnlund skriver om i sin nya bok.

Missförstå mig inte, jag är väldigt mycket för hög kvalitet, ordning och reda och lite av en strukturfascist men var sak har sin plats. Framför allt har varje person sitt mandat, och det borde göras ännu tydligare. Låter jag otydlig? Jag ska förklara vari problemet ligger.

I många verksamheter är mandatet otydligt kring vem som får skapa nya uppgifter för verksamheten. I teorin är det förmodligen tydligt men vad händer om vi reagerar på personen som sade ”Hur säkerställer vi det”? Jo, en normal reaktion skulle kunna bli: ”Vad föreslår du?” varpå en direkt kontrande backhand skulle lyda ”Jag tycker att varje projektledare i organisationen, varje vecka, ska rapportera hur många timmar projektdeltagare lägger ned på att korrekturläsa” eller något annat som mätetal. Och vips så har personen skapat väldigt mycket mer jobb till verksamheten. Det här eskalerar hela tiden och tyvärr finns det en större bov än personen jag kallar ”bromsaren”. Boven heter kalkylark, ofta i form av MS Excel. Har någon väl börjat mata in data i ett kalkylark går det alltid att hitta nya möjligheter. Varför inte efterfråga hur många timmar som lagts ned till att korrekturläsa av manliga respektive kvinnliga medarbetare? Och ännu mer arbete har skapats, ofta förtäckt som uppföljning för att höja kvaliteten.

Jag säger det ännu en gång: jag gillar kvalitet. Men om vem som helst har rätt att skapa nya arbeten för att försöka åstadkomma kvalitet minskar vi tiden för att faktiskt utföra jobbet. Många chefer och projektledare drunknar idag av all administration som efterfrågas av dem.

Så vad är botemedlet? Botemedlet stavas förenkling. Chefer måste gå ut i organisationen och våga slå ihjäl övernitiskt efterfrågade underlag som försöker förtäckas som kvalitetsarbete. Istället ska de ha tid att se själva arbetet och stötta dem som utför det.

Eller som den gamle kampsportsmästaren Bruce Lee uttryckte det: All förbättring stavas förenkling. Att eliminera onödiga rörelser är vägen till framgång.